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关于印发《无锡市供销合作社档案管理办法》的通知

时间:2018-10-31      浏览次数:       来源: 无锡市供销合作总社      字号:[ ]

信息索引号 135917078/2018-00056 发文日期 2018-10-31 公开日期 2018-10-31
文件编号 锡供〔2018〕33号 公开时限 长期公开
发布机构 无锡市供销合作总社 公开形式 网站
公开方式 主动公开 公开范围 面向社会
有效期 长期 公开程序 部门内部审核后公开
主题 商贸、海关、旅游--国内贸易(含供销) 体裁 通知
关键词 合作社,公文,档案,通知 文件下载
内容概述 关于印发《无锡市供销合作社档案管理办法》的通知

  

关于印发《无锡市供销合作社档案管理办法》的通知

市社各直属单位,机关各处室:

   为进一步规范市供销合作社档案工作,提升档案管理水平,市社制定了《无锡市供销合作社档案管理办法》,现予印发,请按要求做好本单位档案工作。

  

无锡市供销合作总社

2018年10月31日

  

无锡供销合作社档案管理办法

   为了加强无锡市供销合作总社档案管理工作,实现档案工作的规范化,提高档案的科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,制定本办法。 

   第一条  档案资料收集原则

   1、凡在公务活动中直接形成的、办理完毕的、反映本单位主要职能活动情况,维护历史面貌、具历史查考价值和凭证价值的各种载体的文件材料(包括照片、录音带、录像带、软盘、移动盘、印模等非纸质材料)均属归档范围。档案资料集中统一管理,由无锡市供销合作总社(以下简称市社)办公室负责日常文书档案的整理归档与市社所属档案保管。

   2、各种专门档案,如会计、基建档案、人事档案等各类文件材料,按照国家有关规定由具体职能部门进行立卷后交档案室保管,方便利用。

   3、举办或参与省级及以上的各类经贸活动、领导视察工作,外出参观中所形成的文件材料及领导讲话、题词等,由承办部门确定专人负责收集整理,立卷并移交档案室保管。

   4、与同级相关部门合署签发文件,以主办单位归存定稿(原件)与正文,合作部门存正文二份。

      第二条  档案资料的归档范围

   1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

   2、单位工作活动中形成的维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

   3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料,下级单位报送的重要文件材料;

   4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

   第三条  归档整理要求

   1、以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则,区别不同价值(保管期限)进行归档整理。

   2、归档时,必须确定文件是否办理完毕,文件材料是否完整、齐全。

   3、文书档案一般以每份文件为一件。文件正本、发文稿纸、定稿为一件,法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的,可各位一件;计算机及其网络环境中形成的文件,将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件;征文与附件为一件;原件与复印件为一件;转发文与被转发文为一件;正文与文件处理单位为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件,经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,分别作为一件,相关文件标题后可加“()”注明所属事由方便检索;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件(作为文件附件时除外);未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;同一次会议成套的会议材料各为一件。

   4、一般来说,文件放在形成年;跨年度一般应当以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当几份文件为一件时,以装订在最前面的文件落款日期为准。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在备注项加以说明。

   5、照片、录音带、录像带、软盘(优盘、光盘、移动盘)、宣传品、奖品、印模等,应与相关的纸质文件材料一同归档,声像材料应标明时间、地点、内容和作者。

   6、归档文件应当在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排序。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列;因故未及时整理归档的零散文件材料,可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后,或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。

   7、各单位对应归档文件的电子文本的元数据、背景信息等要进行相应归档。具体工作由负责电子信息部门负责归档

      第四条  机关文书档案的保管期限

      保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

      机关文书档案保管期限:

      (一)永久保管的文书档案主要包括:

   1、本单位制定的法规政策性文件材料;

   2、本单位召开的重要会议、举办重要活动等形式的主要文件材料;

   3、本单位职能活动中形成的重要业务文件材料;

   4、本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

   5、本单位机构演变、人事任免等文件材料;

   6、本单位房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

   7、上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料;

   8、同级、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

      (二)定期保管的文书档案主要包括:

   1、本单位活动中形成的一般性业务文件材料;

   2、本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

   3、本单位人事管理工作中形成的一般性文件材料;

   4、本单位一般性事务管理文件材料;

   5、本单位一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

   6、上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料;

   7、上级机关和同级单位制发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的文件材料;

   8、同级、下级关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料;

   9、下级报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

      第五条  文书档案的保管与统计

   1、各单位确定主管部门负责本单位的文书档案的日常管理,一般应由本单位办公室具体负责,统一管理。文书档案的保管条件应符合“七防”要求,(即:防盗、防火、防潮、防光、防虫、防尘、防鼠)。

   2、由主管档案管理部门按档案统计制度的规定,对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计,并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。

   3、健全和规范档案数量统计,借阅及其效果统计,鉴定情况登记,档案管理基本情况统计,统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理,登记入库,年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总,并填报上级机关。

   4、定期统计利用情况。每年末统计当年档案借阅人次,总结档案利用效果。

   第七条  本《办法》适用于无锡市供销合作社系统,自颁发之日起施行。

      第八条  本《办法》由市社办公室负责解释。

      附件:《无锡供销合作总社文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

  附件:

  

无锡供销合作总社文件材料归档范围和文书档案保管期限表

   为规范我室文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,便于文件材料的保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本单位文件材料归档范围及保管期限。

   一、党委

   (一)党组织机构设置、换届、改选、发展党员等相关文件材料;(永久)

   (二)党员花名册及党内统计年报;(永久)

   (三)上级机关或室表彰先进党组织、优秀共产党员等文件材料;(永久)

   (四)党团组织关系介绍信存根;(永久)

   (五)党团需执行的指令性文件材料;(永久)

   (六)创建工作计划、总结、专题汇报等文件材料;(永久)

   (七)开展思想政治教育、培训工作的文件材料;(10年)

   (八)党委中心组理论学习材料;(10年)

   (九)宣传报道材料;(10年)

   (十)各项工作中形成的影像材料;(10年)

      二、工会

   (一)工会财务管理相关文件材料;(永久)

   (二)工会年度财务预决算报表、请示、报告及上级机关的批复;(永久)

   (三)工会财务凭证、现金往来日记帐簿等;(长期)

   (四)工会财务管理银行对帐往来单据及其他等;(短期)

   (五)工会重要活动相关文件资料;(30年)

   (六)工会年度工作计划、总结。(10年)

      三、处室

      (一)办公室工作材料

   l.办公室制定的文件材料;(永久)

   2.各类会议记录,形成的纪要、决定和讨论通过的文件材料;(永久)                                    

   3.历史沿革、大事记、年鉴、年度工作总结等文件材料;(永久)

   4.上级领导视察、调研工作形成的文件材料;(30年)

   5.与有关单位签定的合同、备忘录、协议等文件材料

   5.1重要的(永久)

   5.2一般的(10年)

   6.行政介绍信存根;(永久)

   7.处室名称更改、启用印信迁址等文件材料;(永久)

   8.各类工作年报;(永久)

   9.上级或同级机关颁发的与本处室职能有关的红头文件材料

   9.1重要的(永久)

   9.2一般的(10年)

   10.下级机关报送的重要文件材料;(永久)

   11.重要工作的请示、批复材料;(永久)

   12.重要活动的工作计划、总结材料;(30年)

   13.办公室年度工作总结材料。(10年)

   14.处室内部请示、报告;(10年)

   15.各项工作中形成的影像材料;(10年)

      (二)组织人事工作材料

   1.处室机构改革、机构设置、人员编制等相关文件材料;(永久)

   2.全体干部职工的考核、考察、录用、任免、转岗、退休等相关文件材料;(永久)

   3.干部职工、离退休干部的花名册及干部劳动工资年报;(永久)

   4.工作人员奖励、处分等相关文件材料;(永久)

   5.干部职工调动的行政工资介绍信及存根;(永久)

   6.人事管理工作的政策规定;(永久)

   7.人事工作重要会议的材料及相关文件资料;(永久)

   8.干部职工教育培训相关文件材料;(10年)

      (三)财务审计处工作材料

   1.财务管理办法、会计核算制度等政策性法规等文件;(永久)

   2.年度财务预决算报表、请示、报告及上级机关的批复;(永久)

   3.财务凭证、现金往来日记帐簿等;(30年)

   4.市社本级投资单位年度决算、离任经济责任、任期经济责任等方面的审计材料;(30年) 

   5.政府采购管理等文件材料;(10年)

   6.财务预、决算报表、批复等;(永久)

   7.固定资产统计报表文件材料;(永久)

      (四)经济合作处工作材料

   1.落实中央和省关于为农服务工作开展调查研究的相关文件材料;(永久)

   2.市委提出相关的决策建议文件材料;(永久)

   3.对综合改革情况等专题性研究对策建议相关文件材料;(永久)

   4.为全系统争取的政策支持与项目扶持,农资、再生资源等供销合作系统传统经营项目的政策协调和业务指导工作等相关文件材料;(永久)

   5.重点工作目标考核相关文件材料;(永久)

   6.承担和参与起草的重要文件和会议材料;(永久)

   7.重要工作的请示、批复材料;(30年)

   8.重要活动的工作计划、总结材料;(30年)

   9.全系统统计工作制度及统计报表;(10年)

   10.牵头对全系统年度管理目标、经营指标的考核评比相关材料;(10年)

   11.年度工作总结材料。(10年)

      (五)资产管理处工作材料

   1.重点工作目标考核相关文件材料;(永久)

   2.提出决策建议相关文件材料;(永久)

   3.对资产管理运营监管等重大问题开展综合性调查研究的相关文件材料;(永久)

   4.承担和参与起草的重要文件和会议材料;(永久)

   5.直属企业的改革改制相关文件材料;(永久)

   6.重要工作的请示、批复材料;(30年)

   7.重要活动的工作计划、总结材料;(30年)

   8.本级投资单位的资产经营管理工作相关材料;(10年)

   9.年度工作总结材料。(10年)

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